REGOLAMENTO DELL'ORGANISMO DI MEDIAZIONE DENOMINATO
"Istituto Veneto di Mediazione e Conciliazione S.r.l."
"Istituto Veneto di Mediazione e Conciliazione S.r.l."
- - REGOLAMENTO AGGIORNATO CON PDG MINISTERO GIUSTIZIA DEL 14/04/2025 - -
1. APPLICAZIONE DEL REGOLAMENTO
1.1 Il presente regolamento si applica alla procedura di mediazione a fini conciliativi (“Mediazione”) delle controversie, gestite da ISTITUTO VENETO DI MEDIAZIONE E CONCILIAZIONE SRL (“IVMC”, ovvero “l’Organismo”) che le parti intendono risolvere bonariamente.
1.2 Organismo è rappresentata dal suo Responsabile, nominato ai sensi dell’art. 6, comma 1, lettera e) del DM 150/23.
1.3 Il Regolamento si applica alle Mediazioni amministrate dall’Organismo in relazione a controversie nazionali ai sensi del D. Lgs. n. 28/10 e successive modifiche. Di intesa tra Organismo e le Parti, le controversie internazionali possono essere soggette ad altro regolamento di mediazione.
1.4 In caso di sospensione o cancellazione dal registro degli organismi deputati a gestire tentativi di conciliazione, Organismo provvederà ad informare le Parti a norma dell’art. 40 del D.M. n. 150/2023, le quali provvederanno ai sensi dell’art. 41 del D.M. n. 150/2023.
1.5 Le disposizioni del presente Regolamento possono essere derogate su accordo delle Parti e con il consenso del Responsabile di Organismo nei limiti imposti dalla legge (es. competenza, luogo, durata).
2. AVVIO DELLA MEDIAZIONE
2.1 La parte che intende avviare la mediazione può farlo depositando la domanda di avvio presso la sede dell’Organismo, nel luogo del giudice territorialmente competente per la controversia, a mano, a mezzo pec o mail, ovvero mediante apposita piattaforma disponibile alla pagina www.ivmc.it.
2.2 La competenza dell’Organismo è derogabile su accordo delle parti.
2.3 La relativa modulistica è stata predisposta sia in formato digitale pubblicata sul sito www.ivmc.it, sia in formato cartaceo da richiedere alla segreteria dell’Organismo, sia con accesso alla piattaforma messa a disposizione dall’Organismo accedendo al sito all’indirizzo www. ivmc.it, alla pagina denominata “Domanda e documenti”.
2.4 La domanda deve necessariamente contenere:
1) il nome dell’Organismo di mediazione;
2) la sede del tribunale territorialmente competente a conoscere la controversia;
3) se la domanda è volontaria e/o obbligatoria e/o demandata;
2) nome, dati identificativi e recapiti delle parti, dei loro legali per le controversie in cui ne è obbligatoria l’assistenza, e di loro eventuali rappresentanti e/o consulenti presso cui effettuare le dovute comunicazioni;
3) la materia e l’oggetto della domanda;
4) le ragioni della pretesa;
5) il valore della controversia ovvero le ragioni che ne rendono indeterminabile il valore;
6) in caso di mediazione demandata, copia del provvedimento del Giudice;
7) in caso di rappresentanza della parte, la documentazione relativa al titolo posseduto (a titolo di esempio, il provvedimento di nomina ADS, la copia della procura rilasciata, i poteri di firma del legale rappresentante e/o del procuratore).
8) ogni elemento utile per la fatturazione nonché i recapiti digitali cui effettuare tutte le comunicazioni.
2.5 La domanda di mediazione può essere presentata anche congiuntamente dalle Parti.
2.6 L’Organismo comunica l’avvenuta ricezione dell’istanza e ogni altro elemento necessario allo svolgimento della procedura.
2.7 La procedura si intende avviata alla data del ricevimento da parte dell’Organismo della domanda debitamente compilata e sottoscritta con firma autografa o digitale dalla parte o da un suo delegato, unitamente all’attestazione del versamento delle spese di avvio e di primo incontro, oltre alle spese vive richieste.
2.8 In caso di più domande relative alla stessa controversia, la mediazione si svolge davanti all'Organismo di mediazione territorialmente competente presso il quale è stata presentata la prima domanda, salvo deroga delle parti. Per determinare il tempo della domanda si ha riguardo alla data di deposito.
3. LUOGO E MODALITA’ DELLA MEDIAZIONE
3.1 La Mediazione si svolge nelle sedi dell’Organismo comunicate ed accreditate presso il Ministero della Giustizia.
3.2 In alternativa, l’Organismo può fissare lo svolgimento della procedura in altro luogo ritenuto più idoneo con il consenso di tutte le parti, del mediatore e del responsabile dell’Organismo.
4. DURATA DELLA MEDIAZIONE
4.1 Il procedimento di mediazione ha una durata disciplinata dall’articolo 6 del D. Lgs. n. 28/2010.
4.2 Il termine di cui al comma precedente decorre dalla data di deposito della domanda di mediazione o dalla scadenza del termine fissato dal giudice per il deposito della stessa e, anche nei casi in cui il giudice dispone il rinvio della causa ai sensi dell’articolo 5, comma 2, ovvero ai sensi dell’articolo 5-quater, comma 1 del D.lgs. 28/2010, non è soggetto a sospensione feriale.
4.3 Se pende il giudizio, le parti comunicano al giudice la proroga del termine di cui al comma 4.1.
5. FISSAZIONE DEL PRIMO INCONTRO
5.1 All’atto della presentazione della domanda di mediazione, il responsabile dell’Organismo designa un mediatore e fissa il primo incontro tra le parti, che deve tenersi non prima di venti e non oltre quaranta giorni dal deposito della domanda, salvo diversa concorde indicazione delle parti.
5.2 La domanda di mediazione, la designazione del mediatore, la sede e l’orario dell’incontro, le modalità di svolgimento della procedura, e la data del primo incontro e ogni altra informazione utile sono comunicate alle parti, a cura dell’Organismo, con ogni mezzo idoneo ad assicurarne la ricezione. L’istante, in aggiunta all’Organismo, può farsi parte attiva, con ogni mezzo idoneo, per effettuare le comunicazioni alla controparte.
5.3 La parte istante, in aggiunta all’Organismo, è invitata a farsi parte attiva per effettuare le comunicazioni alla controparte, con ogni mezzo idoneo, in particolare in relazione a quanto previsto dalla legge in merito al decorso dei termini di prescrizione e decadenza.
5.4 Nei casi in cui le parti da invitare (indicate dalla parte istante) dovessero risultare irreperibili o anche sconosciute, è onere della parte istante provvedere mediante notifica per pubblici proclami qualora dalla stessa ritenuta necessaria.
6. ADESIONE AL PRIMO INCONTRO
6.1 La parte convocata è invitata a comunicare la propria adesione tempestivamente, indicando ogni elemento utile per la fatturazione nonché i recapiti digitali cui effettuare tutte le comunicazioni.
6.2 L’adesione si considera perfezionata solo a seguito del pagamento dell’indennità comprendente le spese di avvio e le spese di mediazione per lo svolgimento del primo incontro. In caso di mancato pagamento, pertanto, il mediatore darà atto della mancata partecipazione della parte convocata pur se presente.
6.3 Di regola, le richieste di rinvio del primo incontro devono pervenire almeno 5 giorni lavorativi precedenti la data dell'incontro e devono essere motivate.
6.4 Le richieste di rinvio pervenute nei termini suindicati saranno valutate caso per caso da IVMC, sentito il mediatore e le altre parti. Eventuali rinvii verranno in ogni caso concessi non oltre il termine di cui all’art. 6, comma 1, del D. Lgs. n. 28/2010 e successive modifiche, secondo le disponibilità dell’Organismo e del mediatore.
6.5 Le richieste tardive non potranno essere prese in considerazione, salvo i casi di legittimo impedimento dovuto a malattia o altro evento imprevedibile, di cui è necessario fornire evidenza.
6.6 Non sono in ogni caso valutate le richieste di rinvio in mancanza di adesione al primo incontro.
6.7 In caso di richiesta di estensione a terzi, da effettuarsi per iscritto entro il primo incontro, il mediatore verifica la disponibilità delle altre parti presenti e in caso di accordo vi provvede con fissazione di ulteriore primo incontro.
Diversamente il mediatore dà atto a verbale del mancato consenso all’estensione. In caso di richiesta congiunta di estensione a terzi, il mediatore rinvia l’incontro originariamente programmato.
6.8 La convocazione del terzo verrà effettuata da IVMC ai recapiti forniti dalla parte richiedente. La parte che avanza la richiesta di chiamata nei confronti del terzo deve corrisponderne i costi per la convocazione.
6.9 In caso di atto di adesione che introduce un’ulteriore domanda o una domanda riconvenzionale, il Mediatore al primo incontro verifica la disponibilità delle altre parti e in caso di comune accordo ne dà atto a verbale.
Diversamente il Mediatore dà atto a verbale del mancato consenso.
7. DETERMINAZIONE DEL VALORE DELLA LITE E DELL’ACCORDO
7.1 La domanda di mediazione contiene l’indicazione del suo valore in conformità ai criteri di cui agli articoli da 10 a 15 del codice di procedura civile. Quando tale indicazione non è possibile, la domanda indica le ragioni che ne rendono indeterminabile il valore.
7.2 L’atto di adesione che introduce un’ulteriore domanda ne indica il valore, che deve essere individuato ai sensi del precedente comma 1.
7.3 Quando la domanda o l’atto di adesione non contengono le indicazioni di cui al comma 1, ovvero le parti non concordano sul suo valore, ovvero sono stati applicati in modo errato i criteri di cui al comma 1, il valore della lite è determinato dal Responsabile dell’Organismo con atto comunicato alle parti o agli avvocati, se nominati, a mezzo email/pec.
7.4 Il valore della lite può essere nuovamente determinato dal Responsabile su indicazione delle parti o su segnalazione del mediatore, quando sopravvengono nuovi elementi di valutazione o nuovi fatti allegati dalle parti nel corso del procedimento.
7.5 Il valore dell’accordo di conciliazione è determinato, quando necessario, sulla base dei criteri di cui ai commi da 1 a 4. Quando l’accordo definisce questioni ulteriori rispetto a quelle considerate per la determinazione del valore del procedimento ai sensi dei commi da 1 a 4, il Responsabile dell’Organismo ne determina il valore dandone comunicazione alle parti.
8. NOMINA DEI MEDIATORI
8.1 Il mediatore è nominato tra quelli inseriti nell’elenco interno dei mediatori iscritti con provvedimento del Responsabile del Registro.
8.2 La lista dei mediatori è consultabile sul sito www.ivmc.it.
8.3 Le parti possono fornire una comune indicazione del mediatore tra quelli inseriti nella lista dell’Organismo. In ogni caso, le preferenze espresse dalle parti non sono vincolanti per l’Organismo.
8.4 L’Organismo designa il mediatore ritenuto più idoneo tra coloro che sono inseriti nella propria lista.
8.5 Nell’assegnazione degli incarichi, l’Organismo si attiene a criteri inderogabili per l’assegnazione degli affari di mediazione predeterminati e rispettosi della specifica competenza professionale del mediatore, desunta anche dalla tipologia di laurea universitaria posseduta.
8.6 A tal fine, il responsabile dell’Organismo provvede a raggruppare per categorie di massima i mediatori iscritti nel proprio elenco, tenendo conto delle diverse aree di specifica competenza professionale (giuridica, giuridico-economica, tecnico-scientifica, umanistica, medica, ecc.) nonché, all’interno di ciascuna di esse, del grado di competenza in materia di mediazione di ciascun mediatore (tenendo conto del periodo di svolgimento dell’attività di mediazione, del grado di specializzazione, dei contributi scientifici redatti, del numero di mediazioni svolte, del numero di mediazioni svolte con successo ecc.).
8.7 Nell’assegnazione dell’incarico fra i diversi mediatori, dunque, si provvederà, in primo luogo, a valutare la natura della controversia e, di conseguenza, si procederà a identificare la specifica area di competenza professionale definita che appare maggiormente idonea.
8.8 In questo contesto, poi, ove trattasi di controversia rientrante in ambiti che, secondo la valutazione del responsabile dell’Organismo, sono da considerarsi di normale gestione, potrà essere seguito un criterio di turnazione fra i diversi mediatori inseriti nelle singole aree di competenza. Ove trattasi, a giudizio del responsabile dell’Organismo, di controversia che presenta profili di alta difficoltà (sia sul piano della definizione in diritto che di applicazione delle tecniche di mediazione) si dovrà procedere ad una designazione in favore dei mediatori di pari grado di competenza; la selezione fra gli stessi potrà essere compiute secondo il criterio della turnazione. L’Organismo può fornire alle parti una lista di candidati ritenuti idonei, tenendo in considerazione l’eventuale preferenza espressa da questi, le specifiche competenze professionali ed eventuali conoscenze tecniche o linguistiche e la disponibilità del mediatore.
8.9 Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, il Responsabile può nominare uno o più mediatori ausiliari.
9. INDIPENDENZA, IMPARZIALITA’ E SOSTITUZIONE DEL MEDIATORE
9.1 Il mediatore nominato, prima dell’inizio dell’incontro di mediazione è tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di indipendenza e imparzialità (Allegato B), in conformità a quanto previsto dal Codice Etico adottato dall’Organismo (Allegato C).
9.2 Il mediatore non deve trovarsi in alcune delle situazioni di incompatibilità previste dal codice etico e, quando pertinente, dai codici deontologici di appartenenza.
9.3 Il mediatore deve comunicare immediatamente al Responsabile dell’Organismo e alle parti tutte le circostanze, emerse durante la procedura, idonee ad incidere sulla sua indipendenza e imparzialità e corrispondere immediatamente a ogni richiesta organizzativa del responsabile dell'Organismo.
9.4 In tal caso, come in ogni altro caso di oggettivo impedimento o di sopravvenuta impossibilità di svolgere l’incarico, e in tutti i casi in cui ne ravvisi la necessità, il Responsabile dell’Organismo provvederà senza indugio alla sostituzione con altro mediatore della lista tenendo sempre in considerazione i criteri di nomina di cui al precedente articolo 8.
9.5 Le Parti possono chiedere al Responsabile dell’Organismo la sostituzione del mediatore nominato quando, durante la procedura, emergano circostanze idonee ad incidere sulla sua indipendenza e imparzialità ovvero quando sussistano i casi di cui all’art. 51 c.p.c.
9.6 Il responsabile dell’Organismo provvede alla eventuale sostituzione del mediatore. Quando la mediazione è svolta da responsabile dell’Organismo, la competenza per la sostituzione del mediatore spetta al mediatore iscritto da più tempo nell’elenco dei mediatori dell’Organismo (escluso il responsabile dell’Organismo).
9.7 In casi eccezionali, l’Organismo può sostituire il mediatore prima dell’inizio dell’incontro di mediazione con un altro della propria lista di pari esperienza.
10. PRESENZA DELLE PARTI E LORO RAPPRESENTANZA
10.1 Le parti partecipano personalmente alla procedura di mediazione.
10.2 In presenza di giustificati motivi, possono delegare un rappresentante a conoscenza dei fatti e munito dei poteri necessari per la composizione della controversia.
10.3 I soggetti diversi dalle persone fisiche partecipano alla procedura di mediazione avvalendosi di rappresentanti o delegati a conoscenza dei fatti e muniti dei poteri necessari per la composizione della controversia. Ove necessario, il mediatore chiede alle parti di dichiarare i poteri di rappresentanza e ne dà atto a verbale.
10.4 La delega per la partecipazione all'incontro di quanto sopra è conferita con atto sottoscritto con firma non autenticata e contiene gli estremi del documento di identità del delegante.
Nei casi di cui all'articolo 11, comma 7, del d. Lgs. 28/2010 il delegante può conferire la delega con firma autenticata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato. Il delegato a partecipare all'incontro di mediazione cura la presentazione e la consegna della delega conferita in conformità al presente comma, unitamente a copia non autenticata del proprio documento di identità, per la loro acquisizione agli atti della procedura.
10.5 Nei casi previsti dall’articolo 5, comma 1, del D. Lgs. 28/2010 e quando la mediazione è demandata dal giudice, le parti sono assistite dai rispettivi avvocati.
Nel caso in cui la parte partecipa senza l’assistenza legale, il mediatore ne darà atto a verbale.
10.6 Nelle mediazioni in materia di consumo e nelle mediazioni c.d. volontarie, le parti possono partecipare anche senza l’assistenza legale. In ogni caso l’assistenza legale è disciplinata da norme di legge.
10.7 Tuttavia i legali possono intervenire per assistere le parti nel momento conclusivo dell’accordo di mediazione, anche al fine di sottoscriverne il contenuto e certificarne la conformità alle norme imperative e all’ordine pubblico, ai sensi e per gli effetti di cui all’articolo 12 del D. Lgs. n. 28/2010 e successive modifiche.
11. PRIMO INCONTRO DI MEDIAZIONE
11.1 Il mediatore è libero di condurre gli incontri di mediazione nel modo che ritiene più opportuno, tenendo in considerazione le circostanze del caso, la volontà delle parti e la necessità di trovare una rapida soluzione della lite. Il mediatore non ha il potere di imporre alle parti alcuna soluzione.
11.2 Il tempo destinato allo svolgimento del primo incontro di mediazione non può essere inferiore a due ore e può essere esteso nell'ambito della medesima giornata qualora ricorrano le seguenti condizioni: particolare complessità delle questioni controverse, rilevante numero delle parti, concreta possibilità del buon esito della procedura di mediazione.
11.3 Al primo incontro, il mediatore espone la funzione e le modalità di svolgimento della mediazione, e si adopera affinché le parti raggiungano un accordo di conciliazione. Le parti e gli avvocati che le assistono cooperano in buona fede e lealmente al fine di realizzare un effettivo confronto sulle questioni controverse. Del primo incontro è redatto, a cura del mediatore, verbale sottoscritto da tutti i partecipanti.
11.4 Se le parti decidono di porre termine al tentativo di conciliazione durante il primo l’incontro, il procedimento si conclude con esito negativo. Del primo incontro è redatto, a cura del mediatore, verbale sottoscritto da tutte le parti della procedura.
11.5 Il mediatore verbalizza esclusivamente le dichiarazioni delle parti in merito alla possibilità di proseguire la procedura con incontri successivi al primo. Nessuna ulteriore verbalizzazione può essere inserita se non con il consenso di tutte le parti e del mediatore.
11.6 Nei casi di cui all’art. 5 comma 1 del Decreto legislativo 28/2010, il mediatore svolge l’incontro con la parte istante anche in mancanza di adesione della parte chiamata in mediazione.
12. INCONTRI SUCCESSIVI
12.1 Al termine del primo incontro, qualora le parti vogliano proseguire la procedura con incontri successivi si impegnano a versare le ulteriori spese di mediazione dovute ai sensi del presente Regolamento. In tal caso la procedura di mediazione prosegue in successivi incontri in base alla disponibilità di tutte le parti, dell’Organismo e del mediatore. In ogni caso, le spese di mediazione devono essere versate prima dell’incontro successivo e sono dovute indipendentemente dall’esito della procedura.
12.2 Eventuali richieste di rinvio degli incontri successivi al primo incontro devono pervenire, previo pagamento delle spese di mediazione dovute, almeno 5 giorni lavorativi precedenti la data dell’incontro e devono essere motivate. Le richieste tardive non potranno essere prese in considerazione, salvo i casi di legittimo impedimento dovuto a malattia o altro evento imprevedibile, di cui è necessario fornire evidenza. In caso di richiesta di rinvio di una sola delle parti o qualora vi sia disaccordo tra le parti sulla richiesta di rinvio, l’Organismo si riserva la facoltà, sentito il mediatore, di fissare la nuova data.
12.3 Il mediatore può aggiornare la Mediazione affinché le parti possano analizzare specifiche proposte, raccogliere nuove informazioni, predisporre documenti di cui si rendesse necessaria l’acquisizione o per qualsiasi altra ragione ritenuta idonea ad agevolare la conciliazione.
12.4 Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, con il previo consenso delle parti, il mediatore può avvalersi di esperti iscritti negli albi dei consulenti presso i tribunali. Il loro compenso, interamente a carico delle parti è determinato secondo le tariffe professionali, stabilite con d.m. 30 maggio 2022 per i periti e CTU nominati dal Tribunale, o diversamente concordato con le parti e deve essere corrisposto interamente prima della consegna della consulenza. Le Parti, al momento della nomina dell’esperto, possono convenire che la relazione venga prodotta nell’eventuale giudizio.
12.5 A discrezione dell’Organismo, possono essere ammessi ad assistere agli incontri di mediazione dei tirocinanti. Il tirocinante è tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di impegno alla riservatezza rispetto alla procedura. Il tirocinio è consentito anche in mediazioni che si svolgono interamente in modalità telematica.
12.6 Le Parti hanno diritto di accesso agli atti del procedimento di Mediazione depositati in sessione comune e ciascuna parte ha diritto di accesso agli atti depositati nelle rispettive sessioni separate. Gli atti vengono custoditi da IVMC in apposito fascicolo, anche virtuale, registrato e numerato, per un periodo di tre anni decorrente dalla conclusione della procedura. Il fascicolo della procedura è costituito dalla domanda di mediazione, dall’accettazione del convenuto, da eventuali documenti non riservati depositati dalle parti nel corso della procedura e dai verbali conclusivi. Il fascicolo non contiene le comunicazioni delle parti e tra le parti o eventuali memorie riservate al mediatore.
12.7 E’ responsabilità della parte indicare chiaramente gli atti che vuole mantenere riservati per il solo mediatore. Sono da ritenere in ogni caso non riservati gli atti di adesione e le procure prodotte in mediazione. Ciascuna parte può chiedere, mediante istanza contenente l’indicazione della motivazione per la quale si fa richiesta, l’accesso agli atti sia mediante esame visivo dei documenti sia mediante il rilascio di copia dei documenti, anche su supporto informatico. In questo caso, il rilascio di copia può essere subordinato al pagamento di un costo di riproduzione/scansione.
12.8 Non sono consentite comunicazioni riservate delle parti al solo mediatore, eccettuate quelle effettuate in occasione delle sessioni separate, salvo diverso accordo tra le parti e il mediatore.
13. PROPOSTA DEL MEDIATORE
13.1 Quando l’accordo non è raggiunto il mediatore può formulare una proposta di conciliazione, da allegare al verbale, sempre nel rispetto del limite dell'ordine pubblico e delle norme imperative. In ogni caso, il mediatore formula una proposta di conciliazione se le parti gliene fanno concorde richiesta in qualunque momento del procedimento. Prima della formulazione della proposta, il mediatore informa le parti delle possibili conseguenze di cui all’articolo 13 del D. Lgs. n. 28/2010.
13.2 La proposta di conciliazione è comunicata alle parti per iscritto. Le parti fanno pervenire al mediatore, per iscritto ed entro sette giorni dalla comunicazione o nel maggior termine indicato dal mediatore, l’accettazione o il rifiuto della proposta. In mancanza di risposta nel termine, la proposta si ha per rifiutata. Salvo diverso accordo delle parti, la proposta non può contenere alcun riferimento alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento.
13.3 Nel caso in cui la proposta del mediatore non venga accettata, anche da una sola delle parti, il verbale di mancata conciliazione è emesso decorsi quindici giorni dalla scadenza del termine per l’accettazione o dall’ultima comunicazione di mancata accettazione.
14. CONCLUSIONE DEL PROCEDIMENTO DI MEDIAZIONE
14.1 La Mediazione si considera conclusa quando:
a. le parti hanno conciliato la controversia;
b. le parti, o una di esse, comunicano l’impossibilità di conciliare la lite;
c. sono decorsi i termini di cui all’art. 6 del D. Lgs. n. 28/2010, salvo diverso accordo delle parti con il mediatore e L’Organismo;
d. il mediatore ritiene che non ci siano le condizioni per proseguire utilmente la procedura;
e. la parte istante o le parti congiuntamente comunicano la rinuncia o l’abbandono della procedura.
14.2 Se è raggiunto un accordo di conciliazione, il mediatore forma processo verbale al quale è allegato il testo dell’accordo medesimo.
14.3 L’accordo di conciliazione contiene l’indicazione del relativo valore.
14.4 Il verbale conclusivo della mediazione, al quale è allegato l'eventuale accordo, è sottoscritto dalle parti, dai loro avvocati e dagli altri partecipanti alla procedura nonché dal mediatore, il quale, fermo restando quanto previsto dall’art. 8-bis del d. Lgs. 28/2010, il quale certifica l’autografia della sottoscrizione delle parti o la loro impossibilità di sottoscrivere e, senza indugio, ne cura il deposito presso la segreteria dell’Organismo. Nel verbale il mediatore dà atto della presenza di coloro che hanno partecipato agli incontri e delle parti che, pur regolarmente invitate, sono rimaste assenti.
14.5 Salvo quanto previsto dall'articolo 8-bis del D. Lgs. 28/2010, il verbale in formato analogico e l'eventuale accordo a esso allegato sono redatti in tanti originali quante sono le parti che partecipano alla mediazione, oltre a un originale per il deposito presso l'Organismo.
14.6 Del verbale e dell'eventuale accordo ad esso allegato depositati presso la segreteria dell'Organismo è rilasciata copia alle parti che lo richiedono. È' fatto obbligo all’Organismo di conservare copia degli atti dei procedimenti trattati per almeno un triennio dalla data della loro conclusione.
14.7 Se con l’accordo le parti concludono uno dei contratti o compiono uno degli atti previsti dall’articolo 2643 del codice civile, per procedere alla trascrizione dello stesso la sottoscrizione dell’accordo di conciliazione deve essere autenticata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
14.8 L'accordo raggiunto, anche a seguito della proposta del mediatore, può prevedere il pagamento di una somma di denaro per ogni violazione o inosservanza degli obblighi stabiliti ovvero per il ritardo nel loro adempimento.
14.9 Gli oneri fiscali derivanti dall'accordo raggiunto sono a cura e a carico delle parti.
15. MEDIAZIONE IN MODALITÀ TELEMATICA
15.1 Le parti possono manifestare la volontà di svolgere la mediazione in modalità telematica anche con collegamento da remoto.
15.2 La mediazione in modalità telematica si svolge secondo il D. Lgs. n. 28/2010.
15.3 Quando la mediazione, con il consenso delle parti, si svolge in modalità telematica, gli atti del procedimento sono formati dal mediatore e sottoscritti in conformità al D.M. 150/2023 nel rispetto delle disposizioni del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.
15.4 Le parti con l’accesso alla procedura telematica si obbligano a non effettuare collegamenti con soggetti non legittimati a partecipare alla mediazione, né a far presenziare soggetti non legittimati a partecipare alla mediazione nei luoghi da cui sono in collegamento con la stanza virtuale dell'incontro di mediazione.
15.5 A conclusione del procedimento il mediatore forma un documento informatico contenente il verbale e l'eventuale accordo per l'apposizione della firma da parte dei soggetti che vi sono tenuti. Il documento è immediatamente firmato e restituito al mediatore.
15.6 Il mediatore, ricevuto il documento di cui al comma 2, verificata l'apposizione, la validità e l’integrità delle firme, appone la propria firma e ne cura il deposito presso la segreteria dell'Organismo, che lo invia alle parti e ai loro avvocati, se nominati.
15.7 La conservazione e l'esibizione dei documenti del procedimento di mediazione svolto con modalità telematiche avvengono, a cura dell'Organismo di mediazione, in conformità all'articolo 43 del decreto legislativo n. 82 del 2005.
15.8 Tutti i soggetti collegati devono premunirsi di valido documento d’identità al fine di consentire al mediatore la loro identificazione.
Le telecamere non devono essere oscurate e devono essere mantenute sempre attive, non è possibile allontanarsi (se non per comprovate ragioni di necessità e previo avviso agli altri partecipanti collegati) e deve essere garantita sempre la presenza dei soli soggetti autorizzati a partecipare. Il mediatore può svolgere le eventuali sessioni riservate utilizzando le apposite funzioni presenti nell’applicazione.
15.9 Non è consentita la presenza di altri soggetti oltre quelli coinvolti. Eventuali soggetti terzi possono partecipare solo con il consenso di tutte le parti.
15.10 Tutti i partecipanti sono vincolati ai doveri di riservatezza di cui agli art. 9 e 10 D.lgs. n. 28/2010. È vietata qualsiasi forma di acquisizione audio/visiva degli incontri e la conservazione dei dati relativi allo svolgimento degli stessi nonché la condivisione di detti dati con soggetti terzi estranei al procedimento.
15.11 L’Organismo si impegna a tutelare la riservatezza, trattando i dati personali comunicati dall’utente, le credenziali di accesso e le informazioni fornite, in maniera tale da salvaguardarne la riservatezza e tutelarli da accessi e attività di divulgazione non autorizzati. Tuttavia, l’Organismo non può essere considerato responsabile qualora le parti consentano ad altri soggetti accessi e attività di divulgazione non autorizzati.
16. INCONTRI DI MEDIAZIONE CON MODALITÀ AUDIOVISIVE DA REMOTO
16.1 Ciascuna parte può sempre chiedere al responsabile dell'Organismo di mediazione di partecipare agli incontri con collegamento audiovisivo da remoto.
16.2 I sistemi di collegamento audiovisivo utilizzati per gli incontri di cui al comma 1 assicurano la contestuale, effettiva e reciproca udibilità e visibilità delle persone collegate.
16.3 Al di fuori dei casi disciplinati dall'articolo 8-bis del d. Lgs. 28/2010, quando il mediatore è tenuto ad acquisire le firme dei partecipanti per gli atti formati durante un incontro al quale una o più parti partecipano con le modalità previste dal presente articolo, con il consenso di tutte le parti, le firme sono apposte nel rispetto delle disposizioni del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e nel rispetto dell'articolo 8-bis, commi 2 e 3, del D. Lgs. 28/2010 salvo quanto previsto dal comma 4.
16.4 Se non vi è il consenso previsto dal comma 3, le firme di tutti i partecipanti sono apposte in modalità analogica avanti al mediatore.
16.5 Le parti cooperano in buona fede e lealmente affinché gli atti formati durante un incontro al quale una o più parti partecipano con le modalità previste dal presente articolo siano firmati senza indugio.
16.6 Per il collegamento da remoto valgono le disposizioni di cui ai punti da 15.8 a 15.11 del precedente articolo.
17. OBBLIGHI DI RISERVATEZZA E TUTELA DEI DATI
17.1 Tutte le informazioni in qualunque modo acquisite nel corso della Mediazione sono riservate.
17.2 Il mediatore, il tirocinante e tutti coloro che prestano il proprio servizio all’interno di IVMC non possono essere obbligati a riferire informazioni o fatti appresi nel corso della Mediazione, a testimoniare o comunque a produrre elementi di prova riguardanti la Mediazione in qualsiasi procedimento giurisdizionale, arbitrale o di altra natura.
17.3 Le parti e ogni altra persona partecipante alla Mediazione – inclusi gli avvocati ed eventuali
consulenti – sono tenuti a mantenere la massima riservatezza e a non fare affidamento, o presentare come prova in qualsiasi procedimento arbitrale, giudiziale o di altra natura:
a. opinioni espresse, suggerimenti o offerte fatte dalla controparte, o dal mediatore;
b. ammissioni fatte dalla controparte;
c. la circostanza che una delle parti abbia o meno indicato la volontà di accettare una proposta di soluzione della controversia fatta dalla controparte o dal mediatore.
17.4 L’obbligo di riservatezza non opera se, e nella misura in cui:
a. tutte le parti consentono a derogarvi;
b. sussiste un diverso obbligo di legge da valutare caso per caso;
c. esiste il pericolo concreto di un pregiudizio alla vita o alla salute di una persona;
d. esiste il pericolo concreto di imputazione penale in caso di osservanza dell’obbligo.
17.5 Ogni prova o fonte di prova non diviene inammissibile a causa del suo utilizzo nell’ambito della Mediazione.
18. RESPONSABILITA’ DELLE PARTI
18.1 È di competenza esclusiva delle parti:
- l’assoggettabilità della controversia alla procedura di mediazione IVMC non può essere ritenuti responsabile di eventuali esclusioni, preclusioni, prescrizioni e decadenze che non siano state espressamente segnalate dalle parti all’atto del deposito dell’istanza e che non siano comunque da ricondursi al comportamento non diligente dell’Organismo;
- le indicazioni circa l’oggetto e le ragioni della pretesa contenute nell’istanza di mediazione;
- l’individuazione dei soggetti che devono partecipare alla mediazione, con particolare riguardo al litisconsorzio necessario, in caso di controversie in cui le parti intendono esercitare l’azione giudiziale nelle materie per le quali la mediazione è prevista come condizione di procedibilità;
- l’indicazione dei recapiti dei soggetti a cui inviare le comunicazioni;
- la determinazione del valore della controversia;
- la forma e il contenuto dell’atto di delega al proprio rappresentante;
- le dichiarazioni in merito al gratuito patrocinio, alla non esistenza di più domande relative alla stessa controversia e ogni altra dichiarazione che venga fornita all’Organismo o al mediatore dal deposito dell’istanza alla conclusione della procedura.
19. INDENNITA’ E SPESE
19.1 Le indennità da corrispondere da ciascuna parte in base al valore indicato nella domanda, eventualmente modificato da Organismo nel corso del primo incontro o successivamente ai sensi dell’articolo 7, che include anche il compenso del mediatore, sono quelle in vigore al momento dell’avvio della procedura, come da tabella allegata al presente Regolamento.
19.2 I criteri di determinazione delle indennità sono regolati secondo la tabella allegata al presente Regolamento. Le ulteriori spese di mediazione sono dovute in solido da ciascuna parte che abbia aderito al procedimento.
19.3. Per il primo incontro le parti sono tenute a versare un importo a titolo di indennità, oltre alle spese vive. L’indennità comprende le spese di avvio del procedimento di mediazione e le spese di mediazione del primo incontro. Qualora la domanda di mediazione sia presentata da più Parti, ancorché costituenti unico centro di interesse, le spese di avvio sono dovute da ciascuna di esse.
19.4. Sono altresì dovute e versate le spese vive, diverse dalle spese di avvio, costituite dagli esborsi documentati effettuati da Organismo per la convocazione delle parti, per la sottoscrizione digitale dei verbali e degli accordi quando la parte è priva di propria firma digitale e per il rilascio delle copie dei documenti.
19.5. Quando il primo incontro si conclude senza la conciliazione e il procedimento non prosegue con incontri successivi sono dovuti esclusivamente gli importi di cui ai commi 3 e 4 del presente articolo.
19.6. In caso di conciliazione al primo incontro sono dovute le ulteriori spese di mediazione indicate nella tabella allegata al presente Regolamento, ove sono da detrarre gli importi dovuti per il primo incontro, oltre ad una maggiorazione del dieci per cento.
19.7. In caso di conciliazione in incontri successivi al primo, sono dovute le ulteriori spese mediazione indicate nella Tabella allegata al presente Regolamento, ove sono da detrarre gli importi dovuti per il primo incontro, oltre ad una maggiorazione del venticinque per cento.
19.8. Quando il procedimento prosegue con incontri successivi al primo e si conclude senza conciliazione sono dovute le ulteriori spese di mediazione indicate nella Tabella B allegata al presente Regolamento, ove sono da detrarre gli importi dovuti per il primo incontro.
19.9. Tutti gli importi dovuti devono essere corrisposti al termine dell’incontro o prima degli incontri successivi al primo e sono condizione necessaria per la consegna del verbale finale di mediazione. Ai fini della individuazione dei soggetti tenuti al pagamento delle spese di mediazione diverse dalle spese di avvio, quando più soggetti rappresentano un unico centro di interessi, il Responsabile di Organismo li considera come una parte unica.
19.10. Quando la mediazione è condizione di procedibilità della domanda giudiziale ai sensi dell’articolo 5, comma 1, del D. Lgs. 28/2010 all’Organismo non è dovuta alcuna indennità dalla parte ammessa al patrocinio a spese dello Stato. La parte che intende usufruire del patrocinio a spese dello Stato deve produrre, unitamente alla domanda di mediazione, il provvedimento di ammissione anticipata ai sensi dell’articolo 15-quater e 15-quinquies e 15-septies del D. Lgs. 28/2010 e successive modifiche, ovvero l’istanza di ammissione regolarmente depositata presso il Consiglio dell'Ordine competente. Il provvedimento di ammissione dovrà in ogni caso essere prodotto prima della conclusione della procedura di mediazione, unitamente al provvedimento di conferma. Sono in ogni caso dovute le spese documentate (es. spese di convocazione, spese per la sottoscrizione digitale dei verbali e degli accordi).
20. PRIVACY
20.1 Il trattamento dei dati sensibili e giudiziari forniti dalle parti nell’ambito dell’attività di mediazione avviene in conformità a quanto dispone l’articolo 47, comma 6, del D.M. n. 150/2023, e s.m.i..
21. INTERPRETAZIONE E APPLICAZIONE DELLE NORME
21.1 Il mediatore interpreta e applica le norme del Regolamento per la parte relativa ai propri doveri e responsabilità. Tutte le altre regole procedurali sono interpretate e applicate da IVMC.